Software para hoteles: reservas y gestión

¿Qué es un software para hoteles o sistema hotelero (PMS)?

Un software para hoteles es el sistema que centraliza las reservas y la gestión diaria de un establecimiento de hospedaje, desde la disponibilidad de habitaciones hasta la salida del huésped. Su núcleo es el sistema de gestión o PMS, por las siglas en inglés de Property Management System.

Aquí verás sus funciones, los datos de huéspedes que exige la norma peruana, por qué vender directo y cómo elegir o desarrollar el tuyo. En Impulsa Studio desarrollamos la web del hotel, su motor de reservas y el sistema de gestión.

Un software para hoteles, también llamado sistema hotelero, se apoya en el PMS: la herramienta donde el hotel ve qué habitaciones están ocupadas, libres o en limpieza, y registra cada reserva, estadía y pago. Reemplaza al cuaderno de reservas y a las hojas de cálculo que se desactualizan apenas entra una reserva por otro canal.

Los sistemas hoteleros cambian según el alcance del negocio. Un hostal de pocas habitaciones puede necesitar solo reservas, calendario y cobros; un hotel con restaurante o varias áreas suma el control de limpieza, o housekeeping, los reportes y la conexión con agencias de viaje online.

¿Qué funciones debe tener tu software hotelero?

Tu software hotelero debe tener funciones para vender, operar y medir sin que el equipo repita datos:

• Motor de reservas en tu web: El huésped elige fechas, ve las habitaciones disponibles y reserva desde la página del hotel.
• Disponibilidad y tarifas: Un calendario único por tipo de habitación, con tarifas por temporada, por estadía mínima o por canal.
• Check-in y check-out: El registro del huésped a su llegada y el cierre de la cuenta a su salida, con los consumos cargados a la habitación.
• Pagos online: Cobro del adelanto o del total al reservar, mediante una pasarela de pagos integrada.
• Housekeeping: El estado de limpieza de cada habitación, visible para recepción y para el personal de pisos.
• Reportes de ocupación: Ocupación, tarifa promedio e ingresos por periodo y por canal de venta.
• Channel manager: La conexión con agencias de viaje online, que actualiza la disponibilidad en todas a la vez para evitar vender dos veces la misma habitación.

Para el cobro, la pasarela que elijas define comisiones, tiempos de abono y tipo de checkout; esta comparativa de pasarelas de pago en Perú te ayuda a elegir antes de integrarla.

¿Qué datos de huéspedes registra un software para hoteles en Perú?

Un software para hoteles en Perú debe recoger los datos del registro de huéspedes que el establecimiento lleva según el Reglamento de Establecimientos de Hospedaje, aprobado por el Decreto Supremo 001-2015-MINCETUR. Tras su modificación por el Decreto Supremo 005-2021-MINCETUR, el reglamento define el registro de huéspedes como un registro que el establecimiento lleva en fichas, libros o medios digitales, con el nombre completo, la fecha de nacimiento, el sexo, la nacionalidad, el lugar de residencia, el documento de identidad, el motivo de viaje, las fechas de ingreso y salida, el número de habitación y la tarifa con los impuestos que se cobren.

El mismo reglamento establece que la inscripción previa del huésped es requisito indispensable para ocupar la habitación y que también se registran los datos de los menores de edad que lo acompañan. Por eso, el check-in del sistema debe pedir esos campos antes de asignar la habitación, no al final de la estadía. Confirma con tu área legal si hubo cambios posteriores y qué otras obligaciones aplican a tu establecimiento.

¿Por qué tu software para hoteles debe sumar reservas directas en tu web?

Tu software para hoteles debe sumar reservas directas en tu web porque por cada reserva que llega por una agencia online el hotel suele pagar una comisión y deja la relación con el huésped en manos de un tercero. Las agencias dan visibilidad y conviene estar en ellas, pero la reserva directa te permite cobrar sin intermediarios, conocer al huésped y, con su consentimiento, volver a escribirle para su próxima visita.

Para que eso pase, la web del hotel necesita un motor de reservas tan claro como el de las agencias: fotos reales, precio final visible, disponibilidad al instante y pago seguro desde el celular. Atraer a ese huésped hasta tu web es trabajo de posicionamiento y campañas, con las mismas estrategias de esta guía de marketing turístico para atraer clientes.

¿Cómo eliges o desarrollas un software para hoteles?

Eliges o desarrollas un software para hoteles según tu tamaño, tus canales de venta y lo que necesitas conectar:

• Tamaño y servicios: Un hostal necesita menos módulos que un hotel con restaurante, eventos o varias sedes.
• Canales de venta: Si vendes por varias agencias online, el channel manager es indispensable desde el inicio.
• Integraciones: Revisa que se conecte con tu web, tu pasarela de pago, tu facturación electrónica y tu WhatsApp.
• Datos y reportes: Comprueba que puedas exportar tus reservas y tus huéspedes, y armar los reportes que usa tu gerencia.
• Uso en recepción: Pide una demostración y pruébalo con tu personal usando reservas reales de una semana.

Un sistema estándar sirve si tu operación encaja en él. Si la web, las reservas y la gestión tienen que funcionar como una sola pieza, conviene desarrollarlo a medida y planificar las conexiones desde el inicio, igual que una tienda online define sus integraciones clave desde el día uno.

¿Cómo te ayuda Impulsa Studio a desarrollar el software para tu hotel?

Si tu hotel vende sobre todo por agencias y su web no permite reservar, en Impulsa Studio desarrollamos la web del hotel con su motor de reservas y el sistema de gestión que la respalda, a medida de tu establecimiento. Integramos pasarelas de pago para cobrar en línea y conectamos el sistema con las herramientas que ya usas.

Como también trabajamos SEO y paid media, te ayudamos a que más huéspedes lleguen a tu web y reserven directo. Escríbenos por WhatsApp y cuéntanos cómo recibe hoy sus reservas tu hotel.