Software de control de asistencia: qué exige la ley

Qué exige la norma peruana

El Decreto Supremo 004-2006-TR dicta las disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada. Según el resumen del Estudio Ribeiro (consultado el 08/09/2026), todo empleador sujeto a ese régimen debe llevar el registro, que debe contener el nombre o razón social del empleador y su RUC, el nombre y número de documento de identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos del ingreso y salida, y las horas y minutos de permanencia fuera de la jornada. El registro puede llevarse en soporte físico o digital, con medidas que impidan su adulteración o pérdida, y debe conservarse hasta por cinco años después de generado.

Quedan exceptuados, según la misma fuente, los trabajadores de dirección, los que laboran sin supervisión inmediata, el personal de servicios intermitentes y los trabajadores de confianza no sujetos a control efectivo del tiempo. Y en materia de sanciones, el reglamento de inspección (Decreto Supremo 019-2006-TR) califica como infracción muy grave no contar con el registro de control de asistencia, o impedir o sustituir al trabajador en el registro; la fiscalización la realiza SUNAFIL. Estas menciones son orientativas y no reemplazan asesoría legal; confirma los detalles con tu asesor laboral y en el portal de SUNAFIL.

La consecuencia práctica es clara: un cuaderno en recepción cumple la letra de la norma, pero no protege a la empresa en una discusión sobre horas extra ni permite calcular planillas sin errores. Ahí es donde entra el software.

Qué hace un software de control de asistencia

Comparasoftware Perú (directorio consultado el 08/09/2026) lo define como una solución tecnológica diseñada para rastrear y gestionar la presencia y las horas trabajadas de los empleados. Entre sus funciones describe el registro de horarios con comparación automática contra los horarios establecidos, la gestión de permisos y salidas especiales (vacaciones, permisos médicos, días personales) con visualización en calendario, y las alertas automáticas ante llegadas tardías o ausencias no justificadas, con aviso por correo a los responsables. Como ventajas menciona menos errores humanos frente a los métodos manuales, reportes detallados, mayor transparencia y eficiencia operativa.

El mismo directorio lista proveedores con presencia en Perú como Buk, PeopleCloud, Talana e Inngresa, entre otros; la lista cambia y conviene revisarla el día que compares.

Tipos de marcación

• Biométrica (huella o rostro) en un equipo fijo: la más difícil de suplantar, ideal para plantas, almacenes y oficinas con un ingreso definido. Necesita equipo en cada sede y conexión al sistema.
• Tarjeta o código QR: barata y rápida, pero permite que un compañero marque por otro si no hay supervisión.
• App móvil con geolocalización: para vendedores de campo, técnicos, obras o personal remoto; registra dónde y cuándo marcó. Requiere celular y política clara de uso.
• Marcación web o en intranet: para trabajo de oficina o remoto sin equipo dedicado.

La mayoría de empresas medianas combina dos o tres. Lo importante es que todas alimenten la misma base y los mismos reportes. Si la marcación biométrica también controla puertas o torniquetes, revisa las opciones en tipos de control de acceso.

Un punto legal específico: la huella y el rostro son datos biométricos, considerados datos sensibles por la Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento, el Decreto Supremo 016-2024-JUS. Exigen consentimiento, medidas de seguridad reforzadas y una política de conservación. Esta mención es orientativa y no reemplaza asesoría legal.

Funciones que deberías exigir

1. Horarios y turnos flexibles: rotativos, partidos, nocturnos, por sede; sin esto, los cálculos de tardanza salen mal.
2. Cálculo automático de horas trabajadas, tardanzas, horas extra y descansos, con reglas configurables.
3. Flujo de permisos y justificaciones: el trabajador solicita, el jefe aprueba, el sistema descuenta o no.
4. Alertas a jefes y a RR. HH. por ausencias, tardanzas reiteradas o marcaciones incompletas.
5. Reportes exportables para planilla y para inspección, con el detalle que pide la norma.
6. Integración con planillas y con el sistema de RR. HH.: si el reporte se pasa a mano, vuelven los errores.
7. Trazabilidad: quién editó una marcación, cuándo y por qué; una marcación corregida sin registro es una discusión perdida.
8. Permisos por rol y por sede, para empresas con varias ubicaciones; las exigencias de esa estructura están en plataforma para un negocio con varias sedes.

SaaS de RR. HH. o sistema propio

Para la mayoría de empresas, el control de asistencia viene como módulo de un software de recursos humanos de suscripción, junto con planillas, vacaciones y legajos. Es la ruta más rápida y la que menos mantenimiento exige; la comparación entre esa opción y un desarrollo propio está en software de recursos humanos en Perú: SaaS o propio.

Un desarrollo a medida tiene sentido cuando la asistencia es parte del negocio y no solo de la administración: empresas de seguridad o limpieza que facturan por horas de personal destacado en clientes, operadores logísticos con turnos por ruta, obras con cuadrillas que cambian a diario, o negocios que necesitan cruzar asistencia con producción o con ventas por vendedor. En esos casos el módulo debe conversar con el sistema operativo de la empresa, y las señales para dar ese salto se parecen a las de cualquier proceso que se queda corto; las describimos en automatizar procesos: cuándo conviene y en software a medida vs no-code. Si ya tienes una intranet, el módulo de asistencia puede vivir ahí, junto a permisos y comunicados; su alcance está en intranet empresarial: qué es y cuándo la necesitas.

Errores comunes al implementar

• Comprar equipos biométricos sin definir antes horarios, turnos y reglas de tolerancia: el sistema marca, pero los cálculos no sirven.
• No comunicar la política de marcación ni recoger el consentimiento para datos biométricos.
• Permitir ediciones de marcaciones sin trazabilidad.
• No conservar el histórico el tiempo que exige la norma al cambiar de proveedor.
• Dejar fuera al personal remoto o de campo, que termina reportando por WhatsApp.

Qué hacer ahora

Haz un inventario de tu personal por tipo de jornada y ubicación: oficina, planta, campo, remoto. Con eso sabrás qué tipos de marcación necesitas y si te basta el módulo de un software de RR. HH. o necesitas algo conectado a tu operación. Revisa con tu asesor laboral que el registro cumpla el contenido y la conservación que exige el D.S. 004-2006-TR. Si quieres que evaluemos tu caso y te propongamos una solución integrada con tus sistemas, escríbenos por WhatsApp.