Software de mantenimiento preventivo y correctivo

¿Qué es un software de mantenimiento?

Un software de mantenimiento es el sistema que organiza el cuidado de los equipos, máquinas, vehículos o instalaciones de tu empresa: qué activos tienes, cuándo toca revisarlos, qué fallas tuvieron y cuánto costó repararlos. Con él, el mantenimiento preventivo deja de depender de la memoria de un técnico y cada reparación correctiva queda registrada y te muestra si la misma falla se repite.

En esta guía tienes la diferencia entre ambos tipos de trabajo, las funciones que conviene pedir y lo que debe hacer la app de los técnicos. En Impulsa Studio desarrollamos el sistema web y la app para que tu equipo trabaje con los mismos datos.

Un software de mantenimiento es una herramienta que reúne el inventario de activos físicos, los planes de revisión, las órdenes de trabajo y el historial de cada equipo. En inglés se le conoce como CMMS, por computerized maintenance management system, y en español también aparece como GMAO, por gestión del mantenimiento asistido por ordenador.

Conviene aclarar el término: aquí hablamos del software que gestiona el mantenimiento de equipos e instalaciones, no del mantenimiento que recibe un programa o una página web.

Detrás de esta herramienta hay una disciplina más amplia, la gestión de activos. La norma ISO 55000:2024, publicada en julio de 2024, reúne el vocabulario, la visión general y los principios para desarrollar un sistema de gestión de activos con enfoque proactivo, y plantea un marco para gestionar los activos a lo largo de su ciclo de vida. El software de mantenimiento hace posible ese seguimiento en el día a día.

¿Cómo distingues el mantenimiento preventivo del correctivo en tu software de mantenimiento?

En tu software de mantenimiento distingues el preventivo del correctivo por el momento en que ocurre: el preventivo se programa antes de que el equipo falle y el correctivo se registra después de una falla para devolverlo a su funcionamiento.

• Preventivo: Se activa por calendario, como cada mes o cada trimestre, o por uso, como horas de operación, kilómetros o ciclos. El sistema genera la orden y la asigna a un técnico.
• Correctivo: Nace de un aviso de falla. El sistema registra el síntoma, la causa, el repuesto usado y el tiempo que el equipo estuvo parado.

Los dos tipos se alimentan entre sí: si un equipo acumula correctivos por la misma causa, el historial te indica que su plan preventivo necesita otra frecuencia o una tarea nueva.

¿Qué funciones debe tener tu software de mantenimiento?

Tu software de mantenimiento debe tener, como base, la información de cada activo y el registro de todo lo que se hace sobre él. Estas son las funciones más útiles:

• Ficha de cada equipo: Código, ubicación, modelo, fecha de compra, manuales, garantías y equipos asociados.
• Calendario de preventivos: Planes por equipo con su frecuencia, sus tareas y el tiempo estimado.
• Órdenes de trabajo: Cada intervención tiene responsable, prioridad, estado, fotos y conformidad.
• Repuestos: Stock mínimo, consumo por orden y aviso cuando un repuesto crítico se agota.
• Historial de fallas: Qué falló, por qué, cuánto tiempo estuvo detenido y qué se cambió.
• Indicadores: Tiempo medio entre fallas (MTBF), tiempo medio de reparación (MTTR), cumplimiento del plan preventivo y costo de mantenimiento por equipo.

Esos indicadores sirven si alguien los revisa con regularidad. Llevarlos a un tablero, como el que describe esta guía sobre el dashboard gerencial para empresas, ayuda a la gerencia a decidir cuándo conviene reparar un equipo y cuándo reemplazarlo.

¿Qué le pides a la app de tu software de mantenimiento para los técnicos en campo?

A la app de tu software de mantenimiento le pides que el técnico en campo reciba sus órdenes, registre lo que hizo y cierre el trabajo desde el celular, sin volver a la oficina a llenar formatos.

• Órdenes del día: Lista priorizada con la ubicación del equipo y las instrucciones de cada tarea.
• Lectura de código QR: El técnico escanea la etiqueta del equipo y abre su ficha y su historial.
• Fotos y checklist: Evidencia del antes y el después, con cada paso marcado.
• Trabajo sin conexión: En sótanos, plantas o zonas sin señal, la app guarda los datos y los sincroniza al recuperar internet.
• Conformidad en pantalla: El responsable del área firma en el celular al cerrar la orden.

Una app así puede ser nativa o web, según los celulares que usa tu equipo y si necesita trabajar sin señal. Esta guía sobre apps empresariales explica cuándo conviene desarrollar una propia.

¿Cómo pones en marcha tu software de mantenimiento sin frenar la operación?

Pones en marcha tu software de mantenimiento sin frenar la operación si empiezas por los equipos críticos y cargas sus datos antes de cambiar la forma de trabajar de tus técnicos.

• Inventario de activos: Lista los equipos, asígnales un código y marca cuáles detienen la operación si fallan.
• Planes iniciales: Toma las recomendaciones del fabricante y la experiencia de tus técnicos para definir tareas y frecuencias.
• Piloto en un área: Prueba con una planta, una sede o una parte de la flota antes de extenderlo.
• Historial disponible: Pasa al sistema las fallas recientes que tengas en hojas o cuadernos, aunque estén incompletas.
• Revisión mensual: Compara lo planificado con lo ejecutado y ajusta las frecuencias.

Antes de pedir un desarrollo, documenta qué equipos, usuarios y reportes necesitas; esta guía de levantamiento de requerimientos de software te muestra cómo hacerlo.

¿Cómo te ayuda Impulsa Studio con tu software de mantenimiento?

Si tu plan de mantenimiento vive en hojas de cálculo y en la memoria de tus técnicos, en Impulsa Studio desarrollamos tu software de mantenimiento como un sistema web a medida, con la ficha de cada equipo, los planes preventivos y las órdenes de trabajo que usa tu operación. También desarrollamos la app para que tus técnicos trabajen desde el celular, y la integramos con tu inventario o tu ERP para que el consumo de repuestos se registre en un solo lugar.

Si ya usas un sistema y solo te falta la app de campo o el tablero de indicadores, construimos esa parte y la integramos con lo que tienes, si ese sistema permite conectarse. Escríbenos por WhatsApp y cuéntanos qué equipos te dan más problemas hoy.